Få styr på foreningens persondata

DIF orienterede i efteråret om, at DIF og DGI i samarbejde ville udarbejde en vejledning til idrætsforeningerne om konsekvenserne af persondataforordningen. Vejledningen er nu klar og ligger her under overskriften Persondata.

Vejledningen foreligger i en førsteudgave. Vi forventer at skulle opdatere vejledningen i takt med, at der i de næste måneder kommer uddybende vejledninger fra Datatilsynet og Justitsministeriet om, hvordan forordningen mere præcist bliver udmøntet i praksis.  

Forordningen får virkning fra 25. maj i år. Foreningsvejledningen er et hjælperedskab til jer i foreningerne, så I kan matche de krav, som forordningen stiller til enhver, der behandler personoplysninger. Vejledningen beskriver de grundlæggende regler for behandling af personoplysninger, og vejledningen indeholder tre skabeloner til forskellige former for dokumentation, som forordningen kræver af jer som databehandlere. 

De nye regler i forordningen ændrer ikke grundlæggende på, hvilke personoplysninger en forening kan håndtere. Derimod stiller forordningen skærpede krav til rammerne for behandlingen: Man skal som forening kunne dokumentere, at personoplysningerne behandles ordentligt og sikkert, og man skal orientere de berørte enkeltpersoner - medlemmer, trænere, instruktører og frivillige – om, hvordan personoplysninger om dem behandles. Her kommer de nævnte skabeloner i spil.

Vejledningen beskriver de grundlæggende rammer for de fleste foreninger, gennemsnitsforeningen så at sige. Det kan sagtens forekomme, at DIF’s forbund får behov for, at der fra idræt til idræt justeres på anbefalingerne i vejledningen. Det afklares mellem forbund og foreninger.

I skal som forening ikke lade jer skræmme af de nye regler, men de er en god anledning til, at alle rutiner gennemgås, og at der efter behov ryddes op i personoplysninger, procedurer og rutiner. Dette arbejde kræver en indsats, men vi håber, at I med vejledningen og bilagene får et godt grundlag for arbejdet, så det kan klares uden al for meget besvær. Og uden at det går ud idrætsaktiviteterne.

God fornøjelse med arbejdet.